Электронный документооборот (ЭДО) уверенно вытесняет бумажный. Постепенно ЭДО становится обязательным и безальтернативным. Проверяющие госорганы требуют сдавать отчётность только в электронном виде. Все, кто работает с маркированными товарами, кроме лекарств, должны иметь ЭДО.
Причины перехода на Электронный документооборот
1. Увеличивается скорость работы
В условиях удалённой работы движение бумажных документов усложняется. Курьерские службы и почтовые службы медленнее доставляют письма из-за ограничений в связи с режимом самоизоляции. Затруднена доступность подписантов-руководителей.
Электронные документы за несколько секунд доходят от отправителя к получателю – от компании к контрагенту, от коммерческой организации в госучреждение. Кратно увеличивается скорость платежей и бизнес-процессов в целом.
Подготовка, обработка, согласование, доставка и подписание перестают быть раздражительно медленными – это сберегает не только время, но и нервы.
2. Уменьшаются расходы
При переходе на ЭДО снижаются затраты на обработку бумажных документов, их печать, хранение и пересылку, на офисную технику и расходные материалы. Экономия достигает 80 % .
3. Сокращается дебиторская задолженность
Предприятия со множеством контрагентов скорее обрабатывают платежи в ЭДО. Счета и акты сразу видны региональным клиентам. Они оплачивают их без задержек. Кассовый разрыв сокращается.
4. Снижается человеческий фактор
«Договор потерялся! Беда!», – восклицание, знакомое и бюджетникам, и предпринимателям. Затем следует лихорадочный поиск виновных.
С ЭДО утеря документов исключена. Статус получения файлов отображается автоматически.
Бухгалтеры сразу видят каждую сделку и вовремя включают её в отчёт. Снижается риск штрафа и прочих неурядиц с налоговой.
Вдобавок в большинстве ЭДО-программ есть функции подсказок заполнения документов, автоматические и настраиваемые напоминания о приближающихся сроках той или иной отчётности.
Руководитель предприятия или отдела всегда может проверить движение документов, увидеть ошибки персонала. Минимизируется перекладывание ответственности. Растёт дисциплина в коллективе.
5. Необходимость для работы с госорганами и на площадках электронных торгов
С каждым годом госучреждения расширяют список отчётностей, доступных для сдачи в электронке. В частности, сейчас внедряются цифровые больничные и трудовые книжки. А контролирующие госорганы, ещё вчера работавшие с бумагой, сами активно переходят на электронный документооборот.
Без ЭДО и электронной подписи нельзя заказать или предложить товар или услугу на площадках электронных торгов и онлайн-аукционах.
6. Электронная подпись надёжней рукописной
В электронном обороте документы подписываются электронной же подписью – уникальным цифровым кодом (статья 6 закона № 63-ФЗ «Об электронных подписях»). Юридическая сила документов остаётся прежней, как при работе с бумагой, а безопасность повышается.
7. ЭДО – главный инструмент деятельности с маркированными товарами
Поступление и возврат маркированных товаров следует оформлять только в электронном виде. Бумажные накладные и счёт-фактуры уходят в прошлое. Подготовиться и подключить ЭДО лучше заранее, чтобы избежать штрафов.
8. Внутренний ЭДО упорядочивает и облегчает работу
Порядок и простота электронного документооборота заметно превосходят по эффективности кипу бумаг. Внутри предприятия ЭДО полезен всем семи основным отделам большинства компаний: производственному, управленческому, коммерческому, финансовому, складскому, кадровому и архивному.
9. Сохраняются данные при чрезвычайных ситуациях
Делать резервные копии электронного документооборота легко и просто. Цифровой архив можно хранить в облаке или на удалённом сервере. При пожаре жёсткие диски сгорят, как и бумажные документы. А регулярно дублируемые файлы сохранятся.
Телефон: 
