В статье рассказано, в каких случаях документы надо оформлять на бумаге, а когда будет достаточно электронной формы. Также описан порядок оформления сделки между ИП и физлицом.
Любую сделку, которую проводит ИП или ООО, сопровождают 4 типа документов:
1. Документы о предварительной договоренности, об условиях сделки (договор, счет, счет-договор).
2. Закрывающие документы, подтверждающие совершение сделки (накладные, акты).
3. Документы об оплате (платежное поручение, квитанция, чек ККМ).
4. Дополнительные документы, которые могут потребоваться, к примеру, в связи с уточнением или изменением условий изначальной сделки (дополнительное соглашение и др.).
Условия сделки
Самые главные и обязательные условия сделки — оформление и оплата. Существуют следующие виды документов для оформления сделки:
1. Договор. Его обязательно оформляют в бумажном варианте, составляют в двух экземплярах (для каждой из сторон). Договор содержит подписи и печати сторон. Скан-копия недопустима, заменить «живые» подписи или печати наложенным рисунком подписи или печати нельзя: все это сделает договор недействительным.
2. Счет. Оформлять счет в бумажном варианте необязательно. Можно отправить клиенту счет по электронной почте, то есть даже не распечатывая и не делая скан-копию. Подпись и печать на счете необязательны (их можно наложить в виде рисунков). Такая свободная форма, однако, не позволит предъявлять претензии контрагенту и ссылаться на счет в случае спора, в том числе судебного
3. Счет-договор. Этот документ можно оформить как договор (на бумажном носителе, с «живыми» подписями и печатями) и тогда, по своей сути, счет-договор будет договором. Можно не составлять счет-договор на бумаге, убрать строки для подписей и печатей, то есть не подписывать и не ставить печать или наложить в виде рисунка — тогда это по сути будет счет на оплату, просто название будет не «Счет», а «Счет-договор». Возможно это и не будет ошибкой, но документ в этом случае не будет существенным доказательством в случае спора. В любом случае вы можете оформить счет-договор или как договор, или как счет.
Следует помнить, что сделка вполне может быть осуществлена и без договора. Составление перечисленных документов остается на усмотрение сторон и зависит от сложности сделки, длительности, объема работ и доверия между сторонами.
Внимание! Предварительная договоренность с клиентом может иметь абсолютно любую форму, но именно в договоре вы сможете предусмотреть все нюансы, и установить санкции за невыполнение условий сделки.
Самый важный момент! Подписанный в двустороннем порядке договор, позволит вам требовать от контрагента (в том числе через суд) выполнения своих обязательств, возмещения ущерба и т. д. Устная же договоренность и выдача обычного счета на оплату не позволят предъявить контрагенту какие-либо претензии в случае необходимости.
Оплата сделки
Существуют следующие возможности для оплаты сделки:
- Счет на оплату. Выставлять такой документ клиенту необязательно, но оформление счета упростит действия вашего клиента, ведь в нем будут указаны ваши реквизиты, сумма к оплате и др., а значит, снизится вероятность того, что клиент совершит ошибку.
- Оплата без счета или договора. Если ваш клиент уже получил ваши услуги, работы или товары, то он сможет перечислить деньги на основании накладной (акта). В крайнем случае клиент может перевести сумму просто с основанием для платежа «Оплата товаров на сумму…» без указания какого-либо документа.
- Счет на предоплату (постоплату). Как правило на аванс — предоплату отдельный счет не составляется. Оформляется один счет, где указывается общая сумма сделки и в примечании отражается порядок оплаты: поэтапно в таких-то суммах и в такие-то сроки. Но если вам удобнее, то можно составить отдельный счет на аванс (предоплату) и отдельный на окончательную сумму (постоплату) сделки. Также контрагент может оплатить два счета одним платежом или один счет двумя платежами. Данный способ оплаты не запрещен и не является ошибкой.
Отличия счета-фактуры от счета на оплату
Это совершенно разные документы и они не заменяют друг друга. Счет-фактура необходима ИП и ООО на общем режиме для расчета и уплаты НДС. Счет-фактура сопровождает поставку (выполнение работ, оказание услуг), то есть оформляется дополнительно к накладной (акту) и является документом, необходимым для учета сделки но только на общем режиме.
Счет на оплату сам по себе не связан с поставкой товаров (выполнением работ, оказанием услуг) и не является основанием для отражения в учете доходов и расходов. По сути, счет выполняет функцию ценника или ярлыка на товаре (работе, услуге).
Подтверждение сделки
Факт того, что ваша сделка состоялась можно подтвердить закрывающими документами:
- накладной — в том случае, если вы продаете товары;
- актом — если клиент приобретает вашу услугу или работы;
- универсальным передаточным документом (УПД) — может отдаваться клиенту в любом случае (услуги, товары, работы); этот документ объединяет в себе и накладную (акт) и счет-фактуру.
Накладная
Накладную составляют в момент передачи товара, — это значит, что ее нельзя оформить заранее или использовать как бланк заказа. Накладную на предоплату составлять не нужно, так как этот документ подтверждает именно реальную передачу товара. При этом оформлять накладную необходимо в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан обеими сторонами. После подписания каждая сторона оставляет свой экземпляр у себя для оприходования или учета списанного товара.
Акт выполненных работ (оказанных услуг)
Как и накладная, заранее акт не составляют. Он оформляется только после выполнения работ. Если у заказчика будут претензии по выполненным работам (оказанным услугам), он вправе отразить это в акте. Если же акт подписан без каких-либо замечаний, считается, что работа принята безоговорочно.
Как оформить сделку между ИП и физлицом
Бывает, что необходимый для бизнеса товар проще или дешевле приобрести у частного лица, а не организации или другого ИП. Можно ли это делать и если да, то как оформить, ведь физлицо не может выдать ни накладную, ни чек?
Покупка товара у физического лица юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем не запрещена. Нужно ли составлять договор, стороны решают сами, такой обязанности нет, но с договором надежнее. Расплатиться с продавцом можно как посредством перечисления денег на его лицевой счет в банке, так и наличными. При этом ограничений по сумме наличных расчетов нет, ведь по закону расплачиваться с «физиками» живыми деньгами можно в любом размере.
Какие документы оформлять при покупке у физлица
Прием-передачу товара нужно оформить актом в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). Можно использовать для этого стандартные формы:
- акт приема-передачи имущества;
- закупочный акт по форме ОП-5;
- акт по форме СП-40, если приобретаются животные;
- приемо-сдаточный акт, если приобретается металлолом.
Допускается применять и самостоятельно разработанную форму акта. В этом случае нужно проследить, чтобы в форме присутствовали обязательные для первичных документов реквизиты. Они перечислены в части 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011. № 402-ФЗ:
- наименование документа;
- дата;
- название организации;
- содержание операции;
- единица измерения, количество;
- подписи сторон.
На основании этого документа можно будет принять стоимость товара в расходы, если применяемая система налогообложения предполагает уплату налога с разницы между доходами и расходами.
Документы на оплату при покупке товара у физлица
Если вы перечислили физлицу деньги на банковский счет, то подтверждением будет платежное поручение.
Если вы решили оплатить наличными, то есть два способа:
1. Выдать деньги из кассы, оформив расходно-кассовый ордер. Индивидуальные предприниматели не обязаны оформлять РКО.
2. Выдать наличные сотруднику организации под отчет. Расплатившись с продавцом, сотрудник должен будет составить авансовый отчет и приложить к нему акт, который должен содержать пометку, что товар оплачен.
Должен ли предприниматель платить НДФЛ за физлицо?
Нет, это забота продавца. В этой ситуации покупатель — не является налоговым агентом. Продавец сам должен будет отчитаться в ИФНС о полученном доходе и уплатить НДФЛ. Сообщать налоговикам о том, что физлицо получило доход, вы тоже не должны. Если же продавец не отчитается и не уплатит налог, ответственность целиком и полностью будет лежать на нем.
По материалам: dasreda.ru
Телефон: 
